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事業脚本家という生き方。

フィールド・フロー代表取締役 渋谷 健のブログ。

チームで乗り越えよう、年度替わり! ~ご協力いただきました皆様に深謝~

毎年恒例?になってきた年度替りを乗り切り、GWでリフレッシュして来ました。なぜにこうも毎年年度替りは大変なのか。端的に言えば年度の締めと新年度の事始めの仕事が一気にたて込むからなのですが(特に行政がらみ)、一番の理由は「力技」でやり切るしかない状態になるからですね。そしてこの力技を可能にするのがチーム。イメージは泥臭くつないでトライした!っていう感じです。ホント、いろんな方達に助けていただいてなんとかなりました。皆様、ありがとうございました。
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ということで、具体的に年度替りはどんな感じなのか、ということを活動報告がてらご紹介します。年度末を乗り切るための傾向と対策として。
 
①報告書の作成
年度の締めとして、活動報告書を作らなければなりません。これが1枚程度で済むならまだいいですが、事細かに読めばわかるレベルで整理しなきゃいけないケースもしばしば。当然、好き勝手書いていいわけもなく、もともとあった計画踏まえて実績整理して、評価分析して、次への展望とかもまとめないといけない。しかも文書としての体裁も整えなきゃいけないとなると、否応無く時間はかかるのです。
というわけで、報告書はあらかじめ計画段階で体裁決めて、役割決めて、チームで分担。それぞれ日々の積み上げをまとめ直して、最後は編集のリーダーをやってくれる方にお願いして、言葉尻や図表の表現揃えて、文書にまとめれば完成。
たぶん一番のハードワークなんですが、作り上げた報告書はかなりの財産になります。
 
 
②経理の締め
いろいろと事業としての区切りであるので、お金の処理もしなければいけません。経理処理ですね。売上や費用の明細を整理して、契約書類や領収書チェックして、場合によっては関係書類取り寄せたりつくったり。支払い処理も前後しちゃうので、資金繰り調整とかも。帳簿とにらめっこなのです。
となると事務手続きや数字に強い仲間に協力依頼。こういうときに細かな手続きを着実にやってくれる仲間がいると心強いです。その仲間からの質問に答えていくと、不思議とまとまってるわけで。
 
 
③報告会
まとめた報告書や経理情報踏まえて報告会もやらなきゃなりません。利害関係に事業状況説明して、資料ではわからないことも補足して。いろんなツッコミに対応したり、儀式的に淡々とこなしたり。報告会の開催調整やら議事録やらもあり、結構物理的に時間拘束される一大イベントです。
こんなときに頼りになるのが諸先輩方。あれこれと人脈駆使して根回しと手配していただけるのでとってむスムーズにことが運びます。
 
 
④引き継ぎ対応
年度替りは出会いと別れの季節。部署異動したり転職したりする方もたくさん。そんな方達の最初と最後の仕事である引き継ぎに、少なからず対応しなくてはなりません。軽いものなら挨拶から、重たいものだと事業説明やら研修やら。場合によつっては資料も追加作成。意外とハードワークなのです。
こんなときは人間関係大事ですね。引き継ぎ元から引き継ぎ先の関係性が出来てたり、引き継ぎする方々と関係性できてると、「困ったら聞いてくださいね」で暫定的にやってくれます。実際に困ったらフォローするわけですが、立て込んでるこの時期にはありがたいです。
 
 
⑤方針・計画策定
年度替りのタイミングで新たにスタートする事業も少なくありません。となると方針・計画策定の打ち合わせも多数。報告書つくりながら次の方針・計画もつくるという二刀流が必要になります。
こんなときは関係者集めて思い切って集中議論と一気に資料作成。その場で合意しながらつくるので早いのです。その分皆さんの時間を拘束しちゃうのですが、協力いただけて本当に感謝。
 
 
⑥関係者調整
年度替りをタイミングに関係各社が事業を見直したりするので、調整ごとが一気に増えます。問い合わせも多数。「ちょっとご相談が。。。」というメールは毎日やってきます。会議の数もうなぎのぼり。ダブルブッキングにならないように細心の注意が必要になります。
なので思い切って関係するところ同士なら、お願いしてまとめて会議を開催。もしくはメールで要点やりとりして、Skypeや電話でフォロー。スキマ時間もフル活用です。あとは状況理解してる方にこちらとしての意図を説明して代打を依頼。無茶ぶり対応いただいて助かりました。
 
 
⑦方針説明・発表
年度替りのタイミングで新方針を関係者に説明したり、対外に発表したりしなくてはいけません。黙ってても始まりませんからね。というわけでイベントとして仕掛けたり、WEBページにあげたり、場合によっては個別に説明したり。
こちらは方針検討の時にいっしょに参加いただいた方に対応をお願い。いっしょに作ってるのでわりとスムーズにいけました。というか、やってもらえました。助かりました。
 
 
⑧プレスリリース(メディア対応)
報告したり方針つくったりすると、プレスリリースもやる必要がでてきめす。メディアの皆さんとの調整ごとも発生。問い合わせやら取材やらの対応もあれことれとやらなきゃいけません。
こちらも現場の仲間にお願い。プレスリリースなども素案作ってもらえれば直すのはそんなに大変じゃないし、現場にいる方たちが対応した方がメディア取材もスムーズですからね。
 
 
⑨研修・ワークショップ
新年度の方針が浸透するように、チームとして動けるように、また必要な知見を揃えるために研修やらワークショップやらも必要になります。講師をやるとなると当然ながら長時間、講義に集中することになるので、その分のフォローは自分でどこかでする必要があるのです。
こちらは可能な限り5月ゴールデンウィーク明けに設定しなおし。年度替りのタイミングは事前課題やらキックオフやらしながらいっしょに準備してもらいました。
 
 
⑩歓送迎会
年度替りですからね。巣立っていく方、新しく仲間になる方との交流は大事です。できる限り顔を出して、できる限りお話しして。
これはもう休憩も兼ねて参加ですね。癒してもらってました。ここで活力得てまたがんばる!って感じですね。
 
 
こんなことが3月から4月の年度替わりの間に怒涛のように起こっていたのです。そしてみんなに助けてもらえたので乗り切れました!本当に仲間に感謝。チームって大事、チームって最高!
 
でも力技しなくても済む方法もありそうなので、もっと勉強します。